請求書の書き方｜必要な項目と無料テンプレートでの作り方

請求書の書き方の基本は、上部にあなたと請求先の情報を書き、重複しない請求書番号、発行日、支払期限を入れ、商品やサービスを数量と単価つきで並べて、最後に消費税とご請求金額を記載することです。いちばん早いのは、ConvertLimeの請求書作成ツールのような無料ツールを使う方法です。テンプレートを選んで請求書に直接入力すれば、数分でPDFをダウンロードでき、会員登録もいりません。このガイドでは、請求書に書くべき項目と、実際に作成する手順を順番に説明します。

請求書の書き方：必ず書いておきたい項目

請求書には、次の項目をそろえておきましょう。どれかが抜けていると、確認の連絡が入ったり、支払いが遅れたりする原因になります。

項目	書く内容	必要な理由
あなたの情報	会社名・屋号または氏名、住所、メール、電話番号	誰に支払えばよいかがわかる
請求先	取引先の会社名または氏名、住所	誰が支払うのかをはっきりさせる
請求書番号	重複しない番号（例：INV-0001）	お互いの記録や問い合わせに必要
発行日	請求書を送る日	支払いまでの期間の起点になる
支払期限	支払ってほしい具体的な日付	いつまでに払うかで迷わせない
明細	商品やサービス、数量、単価	何に対する請求なのかを示す
合計	小計、値引き、消費税、ご請求金額	支払う金額がひと目でわかる
振込先	銀行名、支店名、口座番号、口座名義	取引先がすぐに支払える

インボイス制度に登録している適格請求書発行事業者であれば、「T」から始まる登録番号もあなたの情報の欄に書いておきます。あわせて、税率ごとの合計や消費税額がわかるように記載しておくと、取引先も経理処理がしやすくなります。詳しい要件は、ご自身の状況に合わせて確認してください。

無料テンプレートで請求書を作成する手順

1. 請求書作成ツールを開き、テンプレートを選びます。 クラシックは落ち着いた定番のデザインです。スタジオとミッドナイトは大きなタイトルとカバー画像が入り、エディトリアルは上品なセリフ体、ボールドは合計金額を大きく見せます。
2. あなたの情報を入力します。 「請求元」の欄をクリックし、会社名や屋号、住所、連絡先、登録番号を入力します。ロゴを追加をクリックすれば、上部にロゴを入れられます。
3. 請求先を入力します。 「請求先」の欄に、取引先の会社名や氏名、住所を書きます。会社宛てなら「株式会社〇〇 御中」、個人宛てなら「〇〇 様」とするのが一般的です。
4. 番号と日付を設定します。 請求書番号はINV-0001から始まります。すでに自分の形式がある場合は書き換えてください。発行日は今日、支払期限は2週間後が最初に入っていて、クリックすれば変更できます。
5. 明細を入力します。 行ごとに品目、数量、単価を入力し、必要なだけ行を追加します。金額と小計は入力と同時に計算されます。
6. 消費税、値引き、送料を入れます。 消費税の欄に10%などの税率を、必要なら値引きの割合や送料を入力します。前金を受け取っている場合は「入金済み」に金額を入れると、残額が表示されます。
7. お支払い条件を書きます。 備考やお支払い条件の欄に、振込先の口座や支払いリンク、振込手数料をどちらが負担するかなどを書いておきましょう。
8. PDFをダウンロードします。 PDFをダウンロードをクリックし、メールに添付して取引先に送ります。

請求書番号の付け方

請求書番号は、請求書ごとに重複せず、順番に増えていくのが基本です。どの請求書が支払われたかを管理しやすくなり、取引先からの問い合わせにもすぐに答えられます。シンプルな形式がおすすめです。

• INV-0001、INV-0002、INV-0003：頭に文字を付けて連番にする方法。
• 2026-001、2026-002：年と連番を組み合わせ、毎年1から数え直す方法。
• ACME-014：取引先ごとの記号と連番。同じ取引先に何度も請求する場合に便利です。

ConvertLimeで新しい請求書をクリックすると、番号が1つ増え、頭に付けた文字もそのまま残ります。あなたの情報、ロゴ、通貨、消費税率も引き継がれるので、2枚目からは数秒で作成できます。

請求書の消費税の書き方と計算例

消費税は、値引きを差し引いたあとの小計に対して計算します。たとえば、1日4万円の作業を2日行った場合、小計は¥80,000です。10%の値引きをすると¥72,000になり、そこに消費税10%の¥7,200を加えて、ご請求金額は¥79,200になります。

請求書には消費税額だけでなく、税率も書いておきましょう。取引先が計算を確かめやすくなります。軽減税率8%の商品がある場合は、税率ごとに分けて記載するのが一般的です。消費税を請求しない場合は、税率を0のままにしておきます。

請求書をきちんとした印象に仕上げるコツ

ちょっとした工夫で、請求書の見た目はぐっとしっかりしたものになります。

• ロゴを入れる。 背景が透明なロゴは、色付きや暗いテンプレートでもきれいに見えます。ロゴのまわりに白い四角が残ってしまう場合は、先に背景透過ツールで切り抜きましょう。
• ロゴのファイルを軽くする。 ロゴの画像が大きすぎると、PDFを開くのに時間がかかります。数MBある場合は、画像圧縮ツールで軽くしておきましょう。
• アクセントカラーは1色に絞る。 ブランドに合った色を1つ選び、全体で統一します。
• 品目はわかりやすく書く。 「作業費」ではなく「Webサイト制作（トップページ＋下層3ページ）」のように、何の費用かがわかるように書きます。

領収書や納品した作業の写真もあわせて送りたい場合は、画像→PDF変換で1つのファイルにまとめて、請求書と一緒に送ることもできます。

請求書作成ツール、Word、Excelのどれを使う？

請求書はWordやGoogleドキュメント、Excelでも作れます。ただし、レイアウトを自分で整え、計算式を組み、請求書番号も手作業で管理しなければなりません。計算式を1つ間違えるだけで、合計金額がずれてしまいます。

請求書作成ツールなら、そうした手間はいりません。合計、消費税、連番はいつも正しく、毎回きれいなPDFが手に入ります。ConvertLimeの請求書作成ツールは無料で、会員登録も透かしもありません。データはすべてお使いのブラウザの中にあるので、取引先の一覧や金額がどこかにアップロードされることもありません。

請求書を送るタイミングと送り方

請求書は、作業が終わったら、または商品を納品したらすぐに送りましょう。早く送るほど、入金も早くなります。PDFをメールに添付し、本文には請求書番号、ご請求金額、支払期限を短く書き添えます。送った請求書はすべて控えを保存しておき、支払期限を過ぎても入金がない場合は、同じ請求書を添付して丁寧にお知らせしましょう。