Como fazer invoice: o que incluir, com modelo grátis
Aprenda como fazer invoice passo a passo: o que incluir, como numerar, como somar impostos e como gerar uma invoice em PDF grátis, sem cadastro.
Atualizado em · 5 min de leitura
Experimente grátis: Gerador de Invoice GrátisCom este gerador de invoice, você escolhe um modelo, digita direto na fatura e baixa um PDF caprichado com um clique. Grátis, sem conta, sem marca d’água, e seus dados não saem do seu aparelho.Sem cadastro e sem enviar nada – funciona no seu navegadorConverter agoraPara saber como fazer invoice, pense na ordem: no topo vão os seus dados e os do cliente, depois um número de fatura único, a data de emissão e o vencimento, em seguida cada produto ou serviço com quantidade e preço e, no fim, os impostos e o total a pagar. O jeito mais rápido é usar uma ferramenta grátis como o gerador de invoice da ConvertLime: você escolhe um modelo, digita direto na fatura e baixa um PDF em poucos minutos, sem cadastro. Este guia explica o que colocar numa invoice e como fazer uma passo a passo.
O que colocar numa invoice
Toda invoice deve ter estas partes. Esquecer uma delas é o motivo mais comum para um pagamento atrasar.
| Parte | O que escrever | Por que importa |
|---|---|---|
| Seus dados | Nome da empresa ou nome completo, endereço, e-mail, telefone | O cliente sabe para quem pagar |
| Dados do cliente | Nome do cliente ou da empresa, endereço | Mostra quem deve o valor |
| Número da fatura | Um número único, por exemplo INV-0001 | Necessário para o seu controle e o do cliente |
| Data de emissão | O dia em que você envia | Marca o início do prazo |
| Vencimento | A data exata em que o pagamento vence | Tira qualquer dúvida sobre o prazo |
| Itens | Cada produto ou serviço, quantidade, preço | Mostra pelo que o cliente está pagando |
| Totais | Subtotal, desconto, imposto, total a pagar | O valor a pagar, com a conta clara |
| Dados de pagamento | Conta bancária, chave Pix, link de pagamento | Facilita o pagamento |
Se você atende cliente no exterior, vale incluir também seu CNPJ ou CPF e, para receber em dólar, os dados que o seu banco ou plataforma de câmbio pede, como o código SWIFT ou o e-mail da conta. Uma coisa importante: a invoice não é nota fiscal. Se a sua atividade exige emitir nota, faça isso no sistema da prefeitura ou da Receita, e use a invoice como a cobrança que você manda ao cliente.
Como fazer invoice passo a passo
- Abra o gerador de invoice e escolha um modelo. O Clássico é limpo e tradicional. O Estúdio e o Meia-noite têm um título grande e uma imagem de capa, o Editorial usa uma fonte serifada elegante e o Marcante coloca o total em destaque.
- Adicione seus dados. Clique na área De e digite o nome da sua empresa, endereço e contatos. Clique em Adicionar logo para colocar seu logo no topo.
- Adicione o cliente. Em Cobrar de, digite o nome e o endereço do cliente.
- Defina o número e as datas. A fatura começa em INV-0001. Mude para o seu formato, se já tiver um. A data de emissão é hoje e o vencimento fica duas semanas depois; clique em qualquer uma das datas para mudar.
- Liste o que você vendeu. Digite descrição, quantidade e preço em cada linha e clique para adicionar mais linhas. O valor de cada linha e o subtotal se atualizam enquanto você digita.
- Adicione imposto, desconto e frete. Digite uma alíquota de imposto, uma porcentagem de desconto ou um valor de frete. Se o cliente já pagou um sinal, coloque em Valor pago e a fatura mostra o saldo a pagar.
- Escreva os dados de pagamento. Use as observações e as condições de pagamento para dizer como pagar, por exemplo sua conta bancária, chave Pix ou link de pagamento, e se há multa por atraso.
- Baixe o PDF. Clique em Baixar PDF e anexe o arquivo num e-mail para o cliente.
Como numerar suas invoices
Toda invoice precisa de um número único, sempre em ordem crescente. Isso ajuda você a acompanhar quem já pagou, e muitos contadores pedem esse controle. Formatos simples funcionam melhor:
- INV-0001, INV-0002, INV-0003: um prefixo e um contador.
- 2026-001, 2026-002: o ano e um contador, que recomeça a cada ano.
- ACME-014: um código do cliente e um contador, se você fatura muito para poucos clientes.
Quando você clica em Nova fatura na ConvertLime, o número sobe um e o prefixo é mantido. Seus dados, logo, moeda e alíquota de imposto passam para a próxima fatura, então a nova sai em segundos.
Como colocar impostos e moeda na invoice
O imposto é calculado sobre o subtotal depois do desconto. Por exemplo: dois dias de trabalho a R$ 2.000 por dia dão R$ 4.000. Com 10% de desconto, o subtotal vira R$ 3.600, e um imposto de 5% sobre esse valor soma R$ 180, então o total a pagar é R$ 3.780.
Escreva a alíquota na fatura, não só o valor, para o cliente conseguir conferir. Se você não cobra imposto destacado, deixe a alíquota em zero.
Para clientes internacionais, o normal é cobrar em dólar (USD) ou euro. Troque a moeda no gerador e os valores passam a aparecer com o símbolo certo. Combine antes com o cliente em qual moeda ele vai pagar e coloque isso nas condições de pagamento.
Deixe a sua invoice com cara profissional
Alguns detalhes fazem a fatura parecer de uma empresa bem estabelecida:
- Use seu logo. Um logo com fundo transparente fica melhor num modelo colorido ou escuro. Se o seu tem uma caixa branca em volta, use o removedor de fundo para tirar antes.
- Deixe o arquivo do logo leve. Um logo enorme deixa o PDF lento para abrir. Comprima a imagem antes, se ela tiver vários MB.
- Escolha uma cor de destaque que combine com a sua marca e use em tudo.
- Escreva descrições claras, como “Criação de site: página inicial e mais 3 páginas” em vez de só “Serviço”.
Se o cliente também precisa de recibos ou fotos do trabalho entregue, você pode juntar tudo num arquivo só com o conversor de imagem para PDF e mandar junto com a invoice.
Gerador de invoice, Word ou Excel?
Dá para fazer invoice no Word, no Google Docs ou no Excel, mas você precisa montar o layout, fazer as contas e controlar a numeração por conta própria. Um erro numa fórmula significa um total errado.
Um gerador de invoice faz esse trabalho por você: totais, impostos e numeração sempre certos, e um PDF limpo toda vez. O da ConvertLime é grátis, sem cadastro e sem marca d’água, e guarda tudo no seu próprio navegador, então sua lista de clientes e seus preços nunca são enviados para lugar nenhum.
Quando e como enviar a invoice
Envie a invoice assim que o trabalho terminar ou o produto for entregue; quanto antes ela sai, mais cedo você recebe. Anexe o PDF num e-mail com uma mensagem curta que traga o número da fatura, o valor e o vencimento. Guarde uma cópia de cada invoice que você enviar e, se o vencimento passar, mande um lembrete educado com a mesma fatura em anexo.
Perguntas frequentes
Qual é o jeito mais fácil de fazer uma invoice?
Usar um gerador de invoice grátis. Escolha um modelo, digite seus dados e os itens direto nele e baixe um PDF. Na ConvertLime não precisa criar conta e nada é enviado para servidor nenhum.
Invoice é a mesma coisa que nota fiscal?
Não. A nota fiscal é um documento fiscal oficial, emitido pelo sistema da prefeitura ou da Receita. A invoice é uma fatura comercial que mostra o que você cobrou e como o cliente deve pagar. Ela é muito usada com clientes no exterior, mas não substitui a nota fiscal quando a lei exige uma.
Posso fazer a invoice no Word ou no Excel?
Pode, mas você precisa montar o layout, fazer as contas e controlar a numeração na mão. Um gerador de invoice calcula os totais, os impostos e a numeração para você.
Preciso ter empresa para mandar uma invoice?
Não. Freelancers e pessoas físicas mandam invoices o tempo todo. Use seu nome e seus contatos no lugar do nome da empresa. Confira com um contador como declarar esse recebimento.
Em que formato devo enviar a invoice?
Em PDF. Ele fica igual em qualquer aparelho, não é alterado sem querer e sai bem na impressão. Evite mandar um arquivo editável de Word ou Excel.
Quando a invoice deve vencer?
O mais comum é 15 ou 30 dias depois da emissão. Seja qual for o prazo, escreva a data exata de vencimento na fatura, em vez de só “30 dias”.