Comment faire une facture : mentions, modèle gratuit et PDF
Comment faire une facture pas à pas : ce qu'il faut indiquer, comment la numéroter, ajouter la TVA et créer une facture PDF gratuite, sans inscription.
Mis à jour le · 5 min de lecture
Utilisez l'outil gratuit « Faire une facture en ligne gratuitement »Faire une facture prend quelques minutes : choisissez un modèle de facture, écrivez directement dessus et téléchargez un PDF propre en un clic. Gratuit, sans compte, sans filigrane, et vos données ne quittent jamais votre appareil.Sans inscription, sans envoi – directement dans votre navigateurConvertir maintenantPour faire une facture, indiquez en haut vos coordonnées et celles de votre client, ajoutez un numéro de facture unique, la date d'émission et la date d'échéance, listez chaque produit ou prestation avec sa quantité et son prix, puis ajoutez la TVA et le total à payer. Le plus rapide est d'utiliser un outil gratuit comme le générateur de facture de ConvertLime : choisissez un modèle, écrivez directement sur la facture et téléchargez un PDF en quelques minutes, sans inscription. Ce guide explique ce qu'il faut mettre sur une facture et comment la créer étape par étape.
Que mettre sur une facture ?
Chaque facture doit comporter les éléments ci-dessous. En oublier un est la raison la plus fréquente d'un paiement en retard.
| Élément | Quoi écrire | Pourquoi c'est utile |
|---|---|---|
| Vos coordonnées | Nom de l'entreprise ou nom complet, adresse, e-mail, téléphone, n° SIRET | Votre client sait qui payer |
| Le client | Nom du client ou de la société, adresse | Montre qui doit l'argent |
| Numéro de facture | Un numéro unique, par ex. INV-0001 | Indispensable pour vos comptes et les siens |
| Date d'émission | Le jour où vous l'envoyez | Fait démarrer le délai de paiement |
| Date d'échéance | La date exacte à laquelle payer | Lève tout doute sur le délai |
| Lignes | Chaque produit ou prestation, quantité, prix | Montre ce que le client paie |
| Totaux | Sous-total, remise, TVA, total à payer | Le montant à régler, clairement calculé |
| Paiement | Coordonnées bancaires (IBAN), lien ou moyen de paiement | Vous fait payer plus facilement |
Selon le pays et l'activité, d'autres mentions peuvent être demandées, comme votre numéro de TVA intracommunautaire ou celui du client pour une vente entre professionnels. Si vous en avez un, placez-le sous vos coordonnées. En cas de doute, vérifiez les règles qui s'appliquent à votre situation.
Comment faire une facture étape par étape
- Ouvrez le générateur de facture et choisissez un modèle. Classique est sobre et traditionnel. Studio et Minuit ont un grand titre et une image de couverture, Éditorial utilise une élégante police à empattements, et Audacieux met le total bien en avant.
- Ajoutez vos coordonnées. Cliquez dans la zone De et écrivez le nom de votre entreprise, votre adresse et vos coordonnées. Cliquez sur Ajouter un logo pour placer votre logo en haut.
- Ajoutez votre client. Dans Facturer à, écrivez le nom et l'adresse du client.
- Réglez le numéro et les dates. La facture commence à INV-0001 ; remplacez-le par votre propre format si vous en avez déjà un. La date d'émission est celle du jour et l'échéance tombe deux semaines plus tard ; cliquez sur l'une ou l'autre pour la changer.
- Listez ce que vous avez vendu. Écrivez une description, une quantité et un prix pour chaque ligne, et cliquez pour en ajouter d'autres. Le montant de chaque ligne et le sous-total se mettent à jour pendant que vous tapez.
- Ajoutez TVA, remise et livraison. Tapez un taux comme 20 % de TVA, un pourcentage de remise ou des frais de livraison. Si le client a déjà versé un acompte, saisissez-le dans Montant réglé : la facture affiche alors le reste à payer.
- Indiquez comment vous payer. Utilisez les notes et les conditions de paiement pour préciser le moyen de paiement, par exemple votre IBAN ou un lien de paiement, ainsi que les éventuelles pénalités de retard.
- Téléchargez le PDF. Cliquez sur Télécharger le PDF et joignez-le à un e-mail pour votre client.
Comment numéroter vos factures
Chaque facture a besoin d'un numéro unique, qui se suit dans l'ordre. Il vous aide à savoir qui a payé, et l'administration fiscale s'attend généralement à une numérotation continue. Les formats simples sont les meilleurs :
- INV-0001, INV-0002, INV-0003 : un préfixe et un compteur.
- 2026-001, 2026-002 : l'année et un compteur, qui repart à zéro chaque année.
- ACME-014 : un code client et un compteur, si vous facturez souvent quelques clients.
Quand vous cliquez sur Nouvelle facture dans ConvertLime, le numéro augmente de un et garde votre préfixe. Vos coordonnées, votre logo, votre devise et votre taux de TVA sont repris : la facture suivante ne prend que quelques secondes.
Comment ajouter la TVA sur une facture
La TVA se calcule sur le sous-total, après remise. Par exemple, deux jours de travail à 400 € par jour font 800 €. Avec une remise de 10 %, le sous-total hors taxes passe à 720 €, et une TVA à 20 % ajoute 144 €, soit un total TTC de 864 €.
Écrivez le taux de TVA sur la facture, pas seulement le montant, pour que votre client puisse vérifier le calcul. Si vous ne facturez pas la TVA, laissez le taux à zéro.
Donner un air professionnel à votre facture
Quelques détails suffisent pour qu'une facture ait l'air de venir d'une entreprise bien installée :
- Utilisez votre logo. Un logo sur fond transparent rend mieux sur un modèle coloré ou sombre. Si le vôtre est entouré d'un cadre blanc, passez-le d'abord dans l'outil pour enlever le fond.
- Gardez un logo léger. Un logo énorme ralentit l'ouverture du PDF. Compressez l'image d'abord si elle pèse plusieurs Mo.
- Choisissez une seule couleur d'accent assortie à votre marque et gardez-la partout.
- Rédigez des lignes claires, par exemple « Création de site web – page d'accueil et 3 pages » plutôt que « Travaux ».
Si votre client a aussi besoin de justificatifs ou de photos du travail livré, regroupez-les dans un seul fichier avec Image en PDF et envoyez-le avec la facture.
Générateur de facture, Word ou Excel ?
Vous pouvez faire une facture sur Word, Google Docs ou Excel, mais il faut créer la mise en page, faire les calculs et suivre les numéros de facture vous-même. Une erreur dans une formule, et le total est faux.
Un générateur de facture fait ce travail pour vous : totaux, TVA et numérotation sont toujours justes, et vous obtenez un PDF propre à chaque fois. Celui de ConvertLime est gratuit, sans inscription ni filigrane, et garde tout dans votre propre navigateur : votre liste de clients et vos tarifs ne sont envoyés nulle part.
Quand et comment envoyer une facture
Envoyez la facture dès que le travail est terminé ou la marchandise livrée : plus elle part tôt, plus vite vous êtes payé. Joignez le PDF à un e-mail avec un court message qui rappelle le numéro de facture, le montant et la date d'échéance. Gardez une copie de chaque facture envoyée et, si l'échéance est dépassée, envoyez une relance polie avec la même facture en pièce jointe.
Questions fréquentes
Quelle est la façon la plus simple de faire une facture ?
Utiliser un générateur de facture gratuit. Choisissez un modèle, écrivez vos coordonnées et vos lignes dessus, puis téléchargez un PDF. Avec ConvertLime, il n'y a aucun compte à créer et rien n'est envoyé en ligne.
Puis-je plutôt faire une facture sur Word ou Excel ?
Oui, mais vous devez construire la mise en page, faire les calculs vous-même et suivre vos numéros de facture à la main. Un générateur de facture s'occupe des totaux, de la TVA et de la numérotation à votre place.
Faut-il avoir une entreprise pour envoyer une facture ?
Non. Les freelances et les indépendants envoient des factures en permanence. Mettez votre nom et vos coordonnées à la place du nom de l'entreprise. Renseignez-vous sur les règles de votre pays si vous devez vous immatriculer ou facturer la TVA.
Dans quel format envoyer une facture ?
En PDF. Il s'affiche de la même façon sur tous les appareils, ne peut pas être modifié par erreur et s'imprime proprement. Évitez d'envoyer un fichier Word ou Excel modifiable.
Comment numéroter mes factures ?
Donnez à chaque facture un numéro unique qui se suit, par exemple INV-0001, INV-0002. Vous pouvez ajouter l'année, comme 2026-001. Ne réutilisez jamais un numéro.
Quel délai de paiement indiquer ?
Quatorze ou trente jours après la date d'émission sont des délais courants. Quel que soit votre choix, écrivez la date d'échéance exacte sur la facture plutôt que simplement « 30 jours ».