Cómo hacer una factura: qué debe llevar, con plantilla gratis

Para hacer una factura, escribe arriba tus datos y los de tu cliente, añade un número de factura único, la fecha de emisión y la de vencimiento, detalla cada producto o servicio con su cantidad y su precio, y termina con el IVA y el total a pagar. Lo más rápido es usar una herramienta gratuita como el generador de facturas de ConvertLime: eliges una plantilla, escribes sobre la factura y descargas un PDF en unos minutos, sin registrarte. En esta guía te explicamos cómo hacer una factura paso a paso y qué datos no pueden faltar.

Qué debe llevar una factura

Toda factura debería tener estas partes. Olvidar alguna es el motivo más habitual de que una factura se pague tarde.

Parte	Qué escribir	Por qué importa
Tus datos	Nombre o empresa, dirección, email, teléfono	Tu cliente sabe a quién paga
Datos del cliente	Nombre o empresa del cliente, dirección	Indica quién debe el dinero
Número de factura	Un número único, p. ej. INV-0001	Lo necesitas tú y lo necesita tu cliente para su contabilidad
Fecha de emisión	El día en que la envías	Marca el inicio del plazo de pago
Fecha de vencimiento	La fecha exacta en que hay que pagar	No deja dudas sobre el plazo
Conceptos	Cada producto o servicio, cantidad y precio	Muestra qué está pagando el cliente
Totales	Subtotal, descuento, IVA, total a pagar	El importe final, bien calculado
Forma de pago	Cuenta bancaria, enlace de pago o método	Le facilita a tu cliente pagarte

Algunos países piden más datos. En España, por ejemplo, la factura completa debe llevar tu NIF y el de tu cliente, y en otros países se pide el número fiscal o de IVA cuando vendes a empresas. Si estás dado de alta a efectos fiscales, pon tu número debajo de los datos de tu negocio.

Cómo hacer una factura paso a paso

1. Abre el generador de facturas y elige una plantilla. Clásica es limpia y tradicional. Estudio y Medianoche llevan un título grande y una imagen de portada, Editorial usa una tipografía con serifa elegante e Intensa pone el total en primer plano.
2. Añade tus datos. Haz clic en la zona De y escribe el nombre de tu negocio, tu dirección y tus datos de contacto. Haz clic en Añadir logo para poner tu logo arriba.
3. Añade a tu cliente. En Facturar a, escribe el nombre y la dirección del cliente.
4. Pon el número y las fechas. La factura empieza en INV-0001. Cámbialo por tu propio formato si ya tienes uno. La fecha de emisión es hoy y el vencimiento, dos semanas después; haz clic en cualquiera de las dos para cambiarla.
5. Detalla lo que has vendido. Escribe un concepto, una cantidad y un precio en cada línea, y haz clic para añadir más. El importe de cada línea y el subtotal se actualizan mientras escribes.
6. Añade el IVA, el descuento y el envío. Escribe un tipo de IVA, como el 21 %, un porcentaje de descuento o un gasto de envío. Si el cliente ya pagó un anticipo, ponlo en Importe pagado y la factura mostrará el saldo pendiente.
7. Escribe cómo te tienen que pagar. Usa las notas y las condiciones de pago para indicar tu cuenta bancaria o un enlace de pago, y cualquier recargo por retraso.
8. Descarga el PDF. Haz clic en Descargar PDF y adjúntalo a un email para tu cliente.

Cómo numerar tus facturas

Cada factura necesita un número único y correlativo. Te ayuda a saber quién te ha pagado, y muchas haciendas lo exigen. Los formatos sencillos son los mejores:

• INV-0001, INV-0002, INV-0003: un prefijo y un contador.
• 2026-001, 2026-002: el año y un contador que vuelve a empezar cada año.
• ACME-014: un código de cliente y un contador, si facturas mucho a unos pocos clientes.

Cuando haces clic en Nueva factura en ConvertLime, el número sube en uno y conserva tu prefijo. Tus datos, el logo, la moneda y el tipo de IVA se mantienen, así que la siguiente factura te lleva unos segundos.

Cómo calcular el IVA en una factura

El IVA se calcula sobre el subtotal después del descuento. Por ejemplo, dos días de trabajo a 400 € el día suman 800 €. Con un 10 % de descuento, el subtotal se queda en 720 €, y el 21 % de IVA sobre esa cantidad añade 151,20 €, así que el total a pagar es de 871,20 €.

Escribe en la factura el tipo de IVA y no solo el importe, para que tu cliente pueda comprobarlo. Si no tienes que cobrar IVA, deja el tipo a cero.

Cómo dar a tu factura un aspecto profesional

Unos pocos detalles hacen que una factura parezca de un negocio con experiencia:

• Usa tu logo. Un logo con fondo transparente queda mucho mejor en una plantilla de color u oscura. Si el tuyo tiene un recuadro blanco alrededor, usa quitar fondo para recortarlo antes.
• Que el logo pese poco. Un logo enorme hace que el PDF tarde en abrirse. Si ocupa varios MB, comprime la imagen primero.
• Elige un único color de acento que vaya con tu marca y úsalo en todas tus facturas.
• Escribe conceptos claros, como «Diseño web: página de inicio y 3 páginas» en lugar de «Trabajo».

Si tu cliente también necesita tickets o fotos del trabajo entregado, puedes juntarlos en un solo archivo con Imagen a PDF y enviarlo con la factura.

¿Generador de facturas, Word o Excel?

Puedes crear una factura en Word, Google Docs o Excel, pero tienes que montar el diseño, hacer las cuentas y llevar la numeración tú. Un error en una fórmula y el total sale mal.

Un generador de facturas hace ese trabajo por ti: los totales, el IVA y la numeración siempre cuadran, y obtienes una factura en PDF limpia cada vez. El de ConvertLime es gratis, no pide registro, no pone marca de agua y lo guarda todo en tu propio navegador, así que tu lista de clientes y tus precios nunca se suben a ningún sitio.

Cuándo y cómo enviar una factura

Envía la factura en cuanto termines el trabajo o entregues el pedido: cuanto antes salga, antes cobrarás. Adjunta el PDF a un email con un mensaje breve que indique el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento. Guarda una copia de cada factura que envíes y, si pasa la fecha de vencimiento, manda un recordatorio amable con la misma factura adjunta.