Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Beispiel und kostenlose Vorlage

Um eine Rechnung zu schreiben, setzt du oben deine eigenen Daten und die deines Kunden ein, vergibst eine eindeutige Rechnungsnummer, trägst Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum ein, listest jedes Produkt und jede Leistung mit Menge und Preis auf und ergänzt dann die Mehrwertsteuer und den fälligen Betrag. Am schnellsten geht das mit einem kostenlosen Tool wie dem Rechnungsgenerator von ConvertLime: Vorlage wählen, direkt auf die Rechnung tippen und in wenigen Minuten ein PDF herunterladen, ganz ohne Anmeldung. In dieser Anleitung erfährst du, was auf eine Rechnung gehört und wie du sie Schritt für Schritt erstellst.

Was auf eine Rechnung gehört

Diese Angaben sollte jede Rechnung haben. Fehlt eine davon, ist das der häufigste Grund, warum eine Rechnung zu spät bezahlt wird.

Angabe	Was du einträgst	Warum das wichtig ist
Deine Daten	Firma oder vollständiger Name, Anschrift, E-Mail, Telefon	Dein Kunde weiß, an wen er zahlt
Kundendaten	Name oder Firma des Kunden, Anschrift	Zeigt, wer das Geld schuldet
Rechnungsnummer	Eine eindeutige Nummer, z. B. RE-0001	Für deine und seine Buchhaltung
Rechnungsdatum	Der Tag, an dem du sie ausstellst	Ab hier läuft die Zahlungsfrist
Fälligkeitsdatum	Das genaue Datum, bis wann gezahlt wird	Kein Rätselraten beim Zahlungsziel
Positionen	Jedes Produkt oder jede Leistung, Menge, Preis	Zeigt, wofür der Kunde zahlt
Summen	Zwischensumme, Rabatt, MwSt., Gesamtbetrag	Der zu zahlende Betrag, klar nachvollziehbar
Zahlungsdaten	IBAN, Zahlungslink oder Zahlungsart	Macht es leicht, dich zu bezahlen

In Deutschland verlangt das Umsatzsteuergesetz noch ein paar Angaben mehr, zum Beispiel deine Steuernummer oder USt-IdNr. und das Datum der Leistung. Trag deine Nummer einfach unter deine Firmendaten ein. Bist du Kleinunternehmer und weist keine Umsatzsteuer aus, gehört stattdessen ein entsprechender Hinweis auf die Rechnung. Was genau für dich gilt, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.

Rechnung schreiben Schritt für Schritt

1. Öffne den Rechnungsgenerator und wähle eine Rechnungsvorlage. Klassisch ist schlicht und traditionell. Studio und Mitternacht haben einen großen Titel und ein Titelbild, Editorial nutzt eine elegante Serifenschrift, und Kräftig stellt den Gesamtbetrag nach vorn.
2. Trag deine Daten ein. Klicke auf den Bereich „Von“ und tippe Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten und Steuernummer ein. Mit Logo hinzufügen setzt du dein Logo oben auf die Rechnung.
3. Füge deinen Kunden hinzu. Unter „Rechnung an“ tippst du Name und Anschrift des Kunden ein.
4. Lege Nummer und Daten fest. Die Rechnung beginnt bei INV-0001. Ändere das in dein eigenes Format, wenn du schon eins hast, etwa RE-2026-001. Das Rechnungsdatum ist heute, fällig ist sie zwei Wochen später; klicke auf ein Datum, um es zu ändern.
5. Liste auf, was du verkauft oder geleistet hast. Gib für jede Position Beschreibung, Menge und Preis ein und füge per Klick weitere hinzu. Jeder Betrag und die Zwischensumme aktualisieren sich beim Tippen.
6. Ergänze MwSt., Rabatt und Versand. Trag einen Steuersatz wie 19 % ein, einen Rabatt in Prozent oder Versandkosten. Hat der Kunde schon eine Anzahlung geleistet, trägst du sie unter „Bereits bezahlt“ ein, und die Rechnung zeigt den offenen Betrag.
7. Schreib die Zahlungsbedingungen. In Notizen und Zahlungsbedingungen steht, wie gezahlt wird, zum Beispiel deine IBAN oder ein Zahlungslink.
8. Lade das PDF herunter. Klicke auf PDF herunterladen und häng die Datei an eine E-Mail an deinen Kunden.

So vergibst du Rechnungsnummern

Jede Rechnung braucht eine Nummer, die eindeutig ist und fortlaufend hochzählt. So behältst du den Überblick, wer schon bezahlt hat, und auch das Finanzamt erwartet das. Einfache Formate funktionieren am besten:

• RE-0001, RE-0002, RE-0003 – ein Präfix und ein Zähler.
• 2026-001, 2026-002 – Jahr und Zähler, jedes Jahr neu von vorn.
• MUELLER-014 – ein Kundenkürzel und ein Zähler, wenn du wenige Kunden oft abrechnest.

Wenn du in ConvertLime auf Neue Rechnung klickst, zählt die Nummer um eins hoch und dein Präfix bleibt erhalten. Deine Daten, dein Logo, die Währung und der Steuersatz werden übernommen, die nächste Rechnung ist also in Sekunden fertig.

So berechnest du die MwSt. auf der Rechnung

Die Mehrwertsteuer wird auf die Zwischensumme nach Abzug des Rabatts berechnet. Ein Beispiel: Zwei Tage Arbeit zu je 400 € ergeben 800 €. Mit 10 % Rabatt sinkt die Zwischensumme auf 720 €, und 19 % MwSt. darauf sind 136,80 €. Der fällige Betrag liegt also bei 856,80 €.

Schreib immer den Steuersatz auf die Rechnung, nicht nur den Betrag, damit dein Kunde nachrechnen kann. Für ermäßigte Leistungen nimmst du 7 %. Weist du keine Umsatzsteuer aus, lässt du den Satz einfach auf null.

So sieht deine Rechnung professionell aus

Ein paar Kleinigkeiten lassen deine Rechnung wirken, als käme sie von einem etablierten Unternehmen:

• Nutze dein Logo. Ein Logo mit transparentem Hintergrund sieht auf farbigen oder dunklen Vorlagen am besten aus. Hat deins einen weißen Kasten drumherum, kannst du mit Hintergrund entfernen vorher freistellen.
• Halte die Logodatei klein. Ein riesiges Logo macht das PDF langsam. Ist es mehrere MB groß, komprimiere das Bild vorher.
• Wähle eine Akzentfarbe, die zu deiner Marke passt, und bleib überall dabei.
• Schreib klare Positionen, etwa „Webdesign – Startseite und 3 Unterseiten“ statt nur „Arbeit“.

Braucht dein Kunde zusätzlich Belege oder Fotos der erledigten Arbeit, fasst du sie mit Bild in PDF zu einer Datei zusammen und schickst sie mit der Rechnung mit.

Rechnungsgenerator, Word oder Excel?

Du kannst eine Rechnung auch in Word, Google Docs oder Excel erstellen. Dann baust du das Layout aber selbst, rechnest die Summen selbst und führst die Rechnungsnummern von Hand. Ein Fehler in einer Formel, und der Gesamtbetrag stimmt nicht.

Ein Rechnungsgenerator nimmt dir diese Arbeit ab: Summen, MwSt. und Nummerierung stimmen immer, und du bekommst jedes Mal ein sauberes PDF. Der von ConvertLime ist kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen, und alles bleibt in deinem eigenen Browser. Deine Kundenliste und deine Preise werden nirgendwohin hochgeladen.

Wann und wie du eine Rechnung verschickst

Schick die Rechnung, sobald die Arbeit erledigt oder die Ware geliefert ist; je früher sie rausgeht, desto früher wirst du bezahlt. Häng das PDF an eine E-Mail mit einer kurzen Nachricht, in der Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum stehen. Bewahre von jeder Rechnung eine Kopie auf. Ist das Fälligkeitsdatum verstrichen, schick eine freundliche Zahlungserinnerung mit derselben Rechnung im Anhang.

Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland wird schrittweise die E-Rechnung in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD Pflicht. Rechnungen an Privatkunden kannst du weiterhin als PDF schicken. Ob und ab wann das für dich gilt, besprichst du am besten mit deiner Steuerberatung.